Agroalimentaire : suivre la conformité sanitaire avec les plans d'action
Dans l'agroalimentaire, l'hygiène et la sécurité sanitaire se vérifient souvent : inspection de l'organisme chargé de la sécurité sanitaire des produits alimentaires, audits de vos clients, audits de certification, audits internes. Chaque visite laisse une liste d'écarts à corriger, avec des délais, et il faut pouvoir montrer ce qui a été fait. Voici comment organiser ce suivi dans Widy.
Les captures montrent la Biscuiterie Horizon, une structure de démonstration, et un rapport d'audit inventé : les personnes, l'organisme et les constats sont fictifs.
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Créer et suivre un plan d'action : le pas à pas d'un plan et de ses actions.
Créer un plan d'action à partir d'un rapport PDF : Widy lit le rapport et prépare le plan.
Voir ce guide en vidéo3 min 52, avec la voix et les sous-titresUn plan par audit ou inspection
Créez un plan d'action pour chaque visite, et une action pour chaque écart relevé. Le plan garde le lien avec son rapport et ses délais ; son avancement dit tout de suite où vous en êtes.
| Plan | Pour |
|---|---|
| Inspection officielle | la visite de l’organisme chargé de la sécurité sanitaire des produits alimentaires |
| Audit client | la visite d’un client ou d’un distributeur |
| Audit de certification | l’audit de votre organisme de certification |
| Audit interne | votre propre vérification, par exemple selon votre plan HACCP |
| Audit à blanc | une visite de préparation avant une inspection |
- Le nom : la visite, le mois et la note, par exemple « Audit préparation inspection sanitaire – sept. 2026 (78/100) ». On le retrouve d'un coup d'œil dans la liste.
- Le responsable du plan : la personne qui répond de la conformité, souvent le responsable qualité ou la direction.
- La date fin : le délai donné par le rapport, ou au plus tard la date de la visite suivante.
Évitez un seul plan permanent du type « Qualité 2026 » : il ne se termine jamais, son avancement ne veut plus rien dire et on ne sait plus quel écart vient de quelle visite.
Des services qui répondent aux écarts
Quand Widy lit un rapport, il propose pour chaque écart le service qui doit agir. Si ce service a un responsable, l'action lui revient d'office. Organisez donc vos services autour des écarts que vous rencontrez, et donnez un responsable à chacun : dans Paramètres › Membres, le rôle Chef département et son service.
Écarts du rapport
Service proposé
Responsable
Températures, chambres froides, équipements, étalonnage
Maintenance
Hamza O.
Lave-mains, nettoyage et désinfection, nuisibles
Hygiène
Imane C.
Traçabilité des lots, fiches de fabrication
Production
Samir A.
Registres, corps étrangers, formation
Qualité
Karim T.
Réception des livraisons, stockage
Logistique
à choisir
Un service sans responsable fonctionne aussi : Widy le propose, et vous choisissez la personne au moment de vérifier. C'est le cas de la Logistique dans l'exemple.
Du rapport au plan, en une minute
Le rapport arrive en PDF ? Dans Plan d'action, touchez + Nouveau, puis À partir d'un rapport PDF. Widy lit le rapport et propose une action par écart, avec le service, la date fin et les photos. Vous vérifiez tout avant de créer : le pas à pas est dans le guide Créer un plan d'action à partir d'un rapport PDF.
- 1La Logistique n’a pas de responsable dans Widy : vous choisissez la personne.
- 2Risque majeur : la date fin est proposée à 2 jours.
- 3La Maintenance a un responsable : il est déjà choisi.
- 4La photo du rapport suit l’écart qu’elle montre.
- 1Plan d’action dans le menu, sous Réunion.
- 2L’avancement : ici 1 action terminée sur 9.
- 3Les actions, avec leur responsable et leur échéance ; les plus urgentes en tête.
- 4Le rapport, joint à la discussion du plan.
Chaque responsable voit son action : le texte du rapport, la photo, sa date fin. Les administrateurs et les « Intérim » voient le plan entier et toutes les actions.
La preuve dans chaque action
Une correction se montre. Avant de toucher Terminer, le responsable joint à la discussion de son action ce qui prouve qu'elle est faite : une photo après correction, un relevé, un certificat d'étalonnage, l'attestation d'un prestataire, la liste des personnes formées. Le jour de la visite, chaque écart a sa preuve, au même endroit.
- 1Terminée : la discussion se ferme. Si la preuve ne suffit pas, la direction touche Rouvrir.
- 2Le plan dont l’action fait partie.
- 3La photo du rapport, jointe à la création.
- 4La preuve envoyée par le responsable : la photo après correction et ce qui a été fait.
- Faites-en une règle d'équipe : pas de preuve, pas de « Terminer ».
- En terminant, choisissez Faite, ou Abandonnée si l'action n'a plus lieu d'être ; écrivez pourquoi dans la discussion.
- Un document (relevé, certificat) se joint avec le trombone de la zone de saisie, une photo avec l'appareil photo.
Les priorités et les retards
- Les écarts majeurs d'abord : Widy leur propose une date fin à 2 jours. Raccourcissez ou allongez selon ce que demande le rapport.
- Les alertes : chaque responsable est prévenu sur son téléphone la veille de sa date fin, puis au retard ; le retard prévient aussi le responsable du plan.
- Le filtre « En retard » de la liste des actions montre tout ce qui dépasse, tous plans confondus.
Les écarts qui reviennent
Quand un rapport signale un écart déjà relevé lors d'une visite précédente, Widy le marque Depuis suivi du mois de la première fois. Un écart qui revient n'est pas corrigé à la source : le refaire ne suffit pas.
- Gardez l'action de correction (ici : faire étalonner les thermomètres).
- Dans cette action, ajoutez une + Sous-action « Trouver pourquoi l'écart revient », confiée à la Qualité.
- Quand la cause est connue, ajoutez les actions qui l'empêchent de revenir (un rappel dans le planning, une formation, un contrat d'entretien).
Prêt pour la visite suivante
- Ouvrez le plan de la dernière visite : son avancement, ses actions terminées et, dans chacune, sa preuve.
- Le rapport d'origine est dans la discussion du plan : on peut le montrer aussitôt.
- Les plans terminés restent consultables avec le filtre Terminés : c'est l'historique de vos visites.
- Avant une inspection, un audit à blanc transformé en plan (étape 3) donne la liste de ce qu'il reste à faire.
Questions fréquentes
Bon à savoir
Widy remplace-t-il notre système HACCP ou nos enregistrements ?
Non. Votre plan HACCP, vos procédures et vos fiches d'enregistrement restent là où vous les tenez. Widy organise le suivi des corrections : qui fait quoi, pour quand, avec quelle preuve.
Peut-on donner le rapport d'une inspection officielle ?
Oui, tout rapport en PDF de 40 pages et 16 Mo au plus. Il est joint à la discussion du plan : seules les personnes qui voient le plan peuvent l'ouvrir.
Et un audit sans rapport PDF ?
Créez le plan avec + Nouveau et ajoutez ses actions une par une : voir Créer et suivre un plan d'action. Une photo de chaque écart prise sur place, dans la discussion de son action, vaut mieux qu'une longue description.
Qui voit les plans et les preuves ?
Les administrateurs et les « Intérim » voient tout. Les autres voient les plans et les actions dont ils sont responsables, qu'ils ont créés ou dont ils sont participants.